মেসেঞ্জারে অটো অর্ডার নেওয়া ও ইনভয়েস পাঠানোর সিস্টেম
কথোপকথন থেকে অর্ডার — এই ধাপেই বেশিরভাগ অটোমেশন থেমে যায়। কীভাবে বট নিজেই ঠিকানা নিয়ে, ইনভয়েস বানিয়ে, অর্ডারটা টিমের কাছে পৌঁছে দেবে।
বেশিরভাগ চ্যাটবট "দাম ৳850" বলা পর্যন্ত যায়, তারপর লেখে "অর্ডার করতে ইনবক্সে নক দিন" — অথচ কাস্টমার ইনবক্সেই আছে। এখানেই কনভার্শন ভেঙে পড়ে।
এই লেখায় দেখাব কীভাবে কথোপকথনের ভেতরেই পুরো অর্ডারটা সম্পন্ন হবে — ঠিকানা নেওয়া, টোটাল হিসাব, ইনভয়েস পাঠানো আর টিমের কাছে অর্ডারটা পৌঁছে দেওয়া।
অর্ডার নিতে যে তথ্যগুলো লাগবেই
বাংলাদেশে ক্যাশ অন ডেলিভারির জন্য ন্যূনতম যা দরকার:
| তথ্য | কেন | সাধারণ সমস্যা |
|---|---|---|
| পুরো নাম | কুরিয়ারের কনসাইনমেন্টে লাগে | শুধু ডাকনাম দেয় |
| ফোন নম্বর | ডেলিভারি ম্যান কল করবে | ১১ ডিজিট না হওয়া |
| বিস্তারিত ঠিকানা | এলাকা, রোড, বাসা | শুধু "ঢাকা" লিখে দেয় |
| প্রোডাক্ট ও পরিমাণ | কী পাঠাবেন | রঙ/সাইজ বলতে ভুলে যায় |
| ডেলিভারি এলাকা | চার্জ হিসাব | ঢাকার ভিতরে না বাইরে অস্পষ্ট |
ভালো বট এগুলো একসাথে চায় না — একটা একটা করে চায়, আর কাস্টমার অসম্পূর্ণ তথ্য দিলে ভদ্রভাবে আবার জিজ্ঞেস করে। একবারে ৫টা প্রশ্ন করলে কাস্টমার বিরক্ত হয়ে চলে যায়।
ফোন নম্বর যাচাই করা
ভুল ফোন নম্বর মানে ফেরত আসা পার্সেল, আর ফেরত আসা পার্সেল মানে সরাসরি লোকসান। বট যেন নম্বরটা যাচাই করে:
- ১১ ডিজিট হতে হবে,
01দিয়ে শুরু - তৃতীয় ডিজিট
3–9এর মধ্যে (বাংলাদেশি অপারেটর) - কাস্টমার
+880বা880দিয়ে লিখলে স্বাভাবিক ফরম্যাটে রূপান্তর - না মিললে — "ভাই, নম্বরটা মনে হয় একটু ভুল হয়েছে, আরেকবার দেবেন?"
টোটাল হিসাব — যেখানে ভুল হলে ঝগড়া হয়
কাস্টমারকে টোটাল দেখানোর সময় প্রতিটা অংক আলাদা করে দেখান। "মোট ৳930" লিখলে কাস্টমার ভাবে দাম বাড়িয়ে বলা হয়েছে।
যেভাবে লিখবেন:
- প্রোডাক্ট: Aqua Sunscreen SPF 50 × ১ = ৳850
- ডেলিভারি (ঢাকার ভিতরে) = ৳80
- মোট = ৳930 (ক্যাশ অন ডেলিভারি)
ডেলিভারি চার্জ কখনো লুকাবেন না। শেষ মুহূর্তে চার্জ যোগ হলে অর্ডার বাতিল হওয়ার হার অনেক বেড়ে যায় — আর ওই কাস্টমার আর ফিরে আসে না।
ইনভয়েস পাঠানো
অর্ডার কনফার্ম হওয়ার সাথে সাথে একটা PDF ইনভয়েস মেসেঞ্জারে পাঠিয়ে দিলে দুইটা লাভ — কাস্টমার নিশ্চিন্ত হয়, আর পরে কোনো বিতর্ক হলে প্রমাণ থাকে।
ইনভয়েসে যা থাকা দরকার: অর্ডার নম্বর, তারিখ, কাস্টমারের নাম-ঠিকানা-ফোন, প্রোডাক্টের লাইন আইটেম, ডেলিভারি চার্জ, মোট, পেমেন্ট মেথড আর আপনার পেজের নাম-নম্বর।
অর্ডার নম্বরটা মানুষের পড়ার মতো রাখুন — BM-10432 ধরনের। কাস্টমার পরে ফোন করে বললে খুঁজে পেতে সুবিধা হয়।
অর্ডারটা টিমের কাছে পৌঁছানো
অর্ডার শুধু চ্যাটে থাকলে হারিয়ে যাবে। কনফার্ম হওয়ার সাথে সাথে দুই জায়গায় পাঠান:
গুগল শিটে সারি যোগ
তারিখ, অর্ডার নম্বর, নাম, ফোন, ঠিকানা, প্রোডাক্ট, পরিমাণ, টোটাল, স্ট্যাটাস — প্রতিটা কলামে। এটাই আপনার আসল অর্ডার লেজার, আর এখান থেকেই কুরিয়ারের ফাইল বানাতে পারবেন।
টেলিগ্রাম গ্রুপে নোটিফিকেশন
টিমের গ্রুপে সাথে সাথে অর্ডারের সারাংশ চলে যায়। যে প্যাকিং করে সে ফোন হাতে নিয়েই দেখে ফেলে — ল্যাপটপ খোলার দরকার নেই।
যে জায়গাগুলোতে মানুষ ধরা উচিত
- কাস্টমার দাম নিয়ে দর-কষাকষি করছে
- একসাথে ৫ পিসের বেশি চাইছে
- ঠিকানা এমন এলাকায় যেখানে আপনি সাধারণত পাঠান না
- আগের কোনো অর্ডার নিয়ে অভিযোগ করছে
- তিনবার চেষ্টা করেও বট তথ্যটা বুঝতে পারেনি
বট কি বিকাশ/নগদ পেমেন্ট নিতে পারবে?
বট পেমেন্টের নির্দেশনা দিতে পারে (নম্বর, রেফারেন্স) আর কাস্টমারের পাঠানো ট্রানজেকশন আইডি সংগ্রহ করে রাখতে পারে। কিন্তু টাকা আসলেই এসেছে কিনা সেই যাচাইটা এখনো মানুষকেই করতে হয়।
অর্ডার নেওয়ার পর স্টক কি নিজে থেকে কমবে?
প্ল্যাটফর্মে প্রোডাক্ট ক্যাটালগ থাকলে কমতে পারে। এটা গুরুত্বপূর্ণ — নাহলে স্টক শেষ হয়ে যাওয়া প্রোডাক্টের অর্ডার নিতে থাকবে বট।
কাস্টমার যদি অর্ডারের মাঝপথে চলে যায়?
২৪ ঘণ্টার মেসেজিং উইন্ডোর ভেতরে একটা মনে করিয়ে দেওয়ার মেসেজ পাঠানো যায় — "ভাই, অর্ডারটা কি কনফার্ম করব?"। উইন্ডো পার হলে আর সাধারণ মেসেজ যাবে না, সেই নিয়মটা এখানে।
কথোপকথন থেকে ইনভয়েস — এক ফ্লোতে
botmiq-এ AI নিজেই ঠিকানা নেয়, টোটাল হিসাব করে, ইনভয়েস পাঠায়, আর অর্ডারটা গুগল শিট ও টেলিগ্রামে পৌঁছে দেয়।
৭ দিন ফ্রি ট্রায়াল